مديريت ايميل ها هميشه كار سخي نيست و با دنبال كردن روش بيل گيتس براي سر و سامان دادن به نامه هاي الكترونيكي مي‌توان خيلي راحت از شر هرزنامه ها و اسپم ها راحت شد.
اينترنت طي دهه‌هاي اخير دستخوش تغيير قرار گرفته و ديگر براي دسترسي به آن هيچ مشكلي وجود ندارد. هر جايي كه پاي بگذاريد يك شبكه واي فاي وجود دارد. همچنين از آنجايي كه وب سايت‌ها به صورت واكنش‌گرا طراحي مي‌شوند، از هر دستگاهي مي‌توانيد به اينترنت و وب پاي بگذاريد. همچنين توسعه‌دهندگان بيشتر بر روي سرويس‌هاي پردازش ابري تمركز كرده و به جاي توليد نرم افزار مبتني بر پلتفرم‌هاي مختلف، نرم افزارهاي تحت وب را توسعه مي‌دهند.
اما روش مديريت پيام الكترونيكي تغيير زيادي نكرده است. نحوه ارسال و مديريت ايميل ها تقريبا شبيه به همان چيزي است كه در سال 1971 و حين ارسال نخستين پيام هاي الكترونيكي انجام مي‌شد. تنها تفاوت اصلي ميان پيام هاي الكترونيكي امروز و حدود چهل سال قبل، گستره پيام‌هاي دريافت شده در هر روز است. آيا مي‌دانستيد در هر ثانيه چيزي حدود 2.4 ميليون ايميل در سراسر اينترنت ارسال مي‌شود؟
مديريت ايميل
با باز كردن صندوق پيام ايميل خود با حجم وسيعي از اطلاعيه‌ها، دعوت‌نامه‌ها، مكاتبات و درخواست‌ها و مخصوصا اسپم‌ها و هرزنامه‌ها مواجه مي‌شويد. براي مديريت اين حجم گسترده بايد به دنبال روشي كاربردي بگرديد. روشي كه بيل گيتس در سال 2006 براي مديريت ايميل ها استفاده مي‌كرد به قدري كاربردي است كه هنوز نيز مي‌توان از آن الهام گرفت.
مديريت ايميل به روش مرد بزرگ دنياي آي تي
بيل گيتس در آوريل سال 2006 يك مقاله براي CNN نوشت و در آن سبك كاري ديجيتال خود را تشريح كرد. وي نحوه مديريت بي‌شمار اعمال روزانه خود در زماني معقول و بانظمي خاص را توضيح داد. بيل گيتس براي انجام امور روزانه خود به صورت مرتب از ابزارهايي همچون SharePoint و OneNote استفاده مي‌كند، اما در اين مطلب تنها تمركز ما بر نحوه مديريت ايميل ها توسط وي است. روش وي شامل سه قسمت است:
مديريت ايميل
استفاده از دو مانيتور: بيل گيتس در ابتدا به اين موضوع مهم اشاره كرد كه در فضاي كاري خود سه مانيتور دارد، اما تنها دو مورد از آن‌ها براي مديريت ايميل ها استفاده مي‌شوند. مانيتور سمت چپ هميشه صندوق ورودي و ايميل هاي دريافت شده را نشان مي‌دهد. وي از مانيتور سمت راست براي خواندن و پاسخ‌دادن به ايميل ها استفاده مي‌كند.
فيلترها و ليست سفيد: چگونه بيل گيتس تنها با صدها ايميل دست و پنجه نرم مي‌كند؟ آيا فردي به اين برجستگي كه عنوان ثروتمندترين مرد جهان را نيز به دوش مي‌كشد، نبايد هر ساعت هزاران ايميل را در صندوق ورودي خود ببيند؟ وي صندوق ورودي ايميل خود را با ايجاد يك وايت ليست فيلتر كرده است تا مطمئن شود تنها از داخل كمپاني خود، شركت‌هاي همكار ديگر و مخصوصا از دستيارانش ايميل دريافت مي‌كند. هر چيزي ديگر پيش از آن كه حتي به ديد وي برسد حذف خواهد شد. از آنجايي كه ممكن است هر فردي بر روي زمين براي وي نامه الكترونيكي بفرستد، ايجاد ليست سياه پيشنهاد جالبي نيست، چرا كه او هر روز بايد هزاران نفر را به ليست سياه صندوق ورودي خود اضافه كند.
صندوق ورودي به عنوان ليست مديريت كارها: براي مديريت اعمال روزانه بهترين كار استفاده از اپليكيشن‌هاي مديريت امور يا همان (To-Do List) است، اما بيل گيتس مي‌گويد زياد از اين ابزارها استفاده نكرده و در عوض صندوق ورودي ايميل خود را به چشم ليست امور روزانه مي‌بيند. به همين دليل وي براي مديريت ايميل ها آن‌ها را علامت‌گذاري كرده و هر كدام را بسته به محتوا و اهميت آن در فولدري مخصوص قرار مي‌دهد. از نظر وي صحيح‌ترين شيوه مديريت ايميل ها اين است كه زمان خود را صرف پيام‌هايي با بيشتري ميزان اهميت كنيد.
مديريت ايميل
همچنين بخوانيد:
مراقب ايميل هاي حاوي لينك گوگل داكس آلوده به بدافزار باشيد
همانطور كه مي‌بينيد روش وي براي مديريت ايميل ها ساده اما خلاقانه است و خبري از سحر و جادو نيست. همچنين وي از سرويسي پولي استفاده نمي‌كند. اگر شما نيز در هر روز با حجم زيادي از نامه هاي الكترونيكي مواجه بوده و شديدا نيازي داريد تا راهي بهينه براي مديريت آن‌ها پيدا كنيد، مراحل گفته شده در بالا را به ترتيب زير انجام دهيد.
چيدن مانيتورهاي خود
هر كارمند اداري همچون يك مدير ارشد كه با حجم زيادي از امور مختلف در هر روز مواجه است، بايد حداقل دو مانيتور در محيط كاري خود داشته باشد. داشتن سه مانيتور مي‌تواند كاملا ايده‌آل باشد، اما ممكن است به دليل محدوديت فضا و مخصوصا بودجه نتوان اين تعداد نمايشگر را تهيه كرد. در هر صورت داشتن بيش از سه صفحه نمايش در محيط كار بي‌فايده بوده و حتي ممكن است با سردرگم كردن فرد، كارايي او را كاهش بدهد.
مديريت ايميل
براي مديريت ايميل ها و مابقي كارها در دنياي ديجيتال، حتي مي‌توان از يك دسكتاپ و لپ تاپ در كنار يكديگر استفاده كرد. اگر دو مانيتور در اختيار نداشته و در حال حاضر قادر به تهيه كردن يك نمايشگر اضافه نيستيد، در انتهاي مطلب روش جايگزين ديگري را عنوان خواهيم كرد.
چند روش براي قرار دادن دو مانيتور در كنار يكديگر وجود دارد. اگر هر دو مانيتور شما داراي يك اندازه هستند، بايد آن‌ها را پهلو به پهلو در كنار يكديگر قرار دهيد، به طوري كه با نگاه مستقيم، چشمانتان دقيقا به سطح برخورد لبه‌هاي دو نمايشگر بيفتد. همچنين اگر تجهيزات كافي در اختيار داريد، مي‌توانيد دو مانيتور را به جاي قرار دادن كنار يكديگر به صورت افقي، به صورت عمودي روي هم قرار داده و يكي را بالاي ديگري بگذاريد.
مديريت ايميل
اگر اندازه دو مانيتور يكسان نيست، مانيتور بزرگتر را به حالت عادي در جلوي چشمان خود قرار داده و نمايشگر كوچكتر را در يكي از دو طرف آن قرار دهيد. در اين حالت براي مديريت ايميل ها بايد از مانيتور كوچكتر استفاده كنيد.
يكي ديگر از روش‌هاي قرار دادن دو مانيتور كنار يكديگر، كه شديدا كارايي را افزايش مي‌دهد، استفاده از يك مانيتور عمودي در كنار يك مانيتور افقي است. اين كار در كنار افزايش سرعت، سبب اشغال فضاي كمتري از محيط كاري شما مي‌شود.
مديريت ايميل
فيلتر كردن ايميل ها
در تمامي سرويس‌هاي ايميلي مدرن، قابليت‌هايي به منظور غربالگري ايميل ها و ايجاد وايت ليست و بلك ليست ارائه مي‌شود. اگر سرويس ايميلي شما چنين قابليتي ندارد، بايد هر چه زودتر به فكر تغيير سرويس باشيد، چون روزانه وقت زيادي از شما تنها به خاطر خواندن ايميل هاي نامربوط تلف مي‌شود. نحوه انجام اين كار در هر سرويس متفاوت است. در بيشتر سرويس‌ها مي‌توان بر روي يك ايميل رفته و بعد از كليك راست كردن بر روي آن، ارسال‌كننده را به عنوان اسپمر معرفي كرد. از اين پس تمامي ايميل هاي ارسال شده از اين آدرس، به صورت خودكار به بخش هرزنامه‌ها انتقال داده خواهند شد. اما در حالت كلي بايد چه فيلترهايي ايجاد كرد؟
مشخص كردن هرزنامه‌ها: در هر زماني كه يك ايميل نامربوط دريافت كرديد، سريعا آن را به عنوان اسپم معرفي كنيد. با اين كار سيستم بهتر مي‌تواند در مديريت ايميل ها و غربالگري آن‌ها به شما كمك كند. در سرويس‌هايي مثل Postbox تنها كافي است يك نامه الكترونيكي را به عنوان زباله (Junk) معرفي كنيد تا سرويس بهتر بتواند اسپمرها را شناسايي كند.
مديريت ايميل
افزوده مخاطبان به ليست سفيد: مزيت ايجاد وايت ليست حين مديريت ايميل ها اين است كه از انتقال تصادفي ايميل هاي دريافت شده از مخاطبين درون اين ليست به پوشه اسپم جلوگيري مي‌شود. از آنجايي كه سرويس‌هاي ايميلي در برخورد با هرزنامه‌ها بسيار سرسختانه عمل مي‌كنند، احتمال اسپم فرض كردن يك ايميل واقعي و مهم وجود دارد، پس هرگز ساخت ليست سفيد را پشت گوش نيندازيد.
مرتب‌سازي خودكار ايميل ها با پوشه‌بندي: همانند سيستم كامپيوتري خود، حساب كاربري ايميل را نيز بايد پوشه‌بندي كنيد. به عنوان نمونه ايميل هاي كاري دريافت شده بايد به فولدر Work و ايميل هاي دريافت شده از فروشگاه‌هاي اينترنتي بايد به صورت خودكار به پوشه Promotion انتقال پيدا كنند.
استفاده از ايميل ها به عنوان ليست امور روزانه
برخلاف آن چيزي كه به نظر مي‌رسد، تكنيك داشتن يك صندوق ورودي خالي كاربردي نبوده و مشكل دست و پنجه نرم كردن با كوله‌باري از ايميل ها در هر روز را حل نمي‌كند. از طرفي بيل گيتس تنها كسي نيست كه ايده استفاده از ايميل ها به عنوان ليست امور روزانه را ارائه كرده است و افراد بزرگ ديگري در دنياي آي تي نيز چنين پيشنهادي داشته‌اند.
مديريت ايميل
فرض بر اين است كه مديريت ايميل ها را به نحو احسن انجام داده و اكنون هر ايميل دريافت شده به صورت خودكار به فولدر مربوط به آن منتقل مي‌شود. اكنون بايد به سراغ ايميل ها رفته و آن‌ها را علامت‌گذاري، آرشيو و يا حذف كنيد.
علامت‌گذاري : در سرويس‌هايي مثل جيميل و ياهو مي‌توان به هر ايميل يك ستاره اختصاص داد و يا اصطلاحا آن را Star كرد. در پست باكس بايد از گزينه Mark As Reminder براي علامت‌گذاري استفاده كنيد. با انجام اين كار ايميل هاي علامت‌گذاري شده به شكلي خاص در مي‌آيند. اكنون مي‌دانيد ايميل هاي ستاره‌دار شده، مهمترين كارهايي هستند كه امروز بايد انجام بدهيد.
آرشيو كردن : احتمالا ايميل هاي علامت‌گذاري شده را براي مراجعه‌هاي بعدي و همچنين جلوگيري از حذف آن‌ها در صندوق ورودي نگه مي‌داريد. اين كار دقيقا در جهت عكس روش‌هاي ذكر شده براي مديريت ايميل ها بوده و سبب شلوغ شدن صندوق ورودي مي‌شود. با آرشيو كردن ايميل ها، در كنار مرتب نگه داشتن صندوق ورودي براي دريافت ايميل هاي جديد، ايميل هاي مهم قديمي را نيز در جايي مطمئن ذخيره مي‌كنيد.
مديريت ايميل
حذف كردن : اگر ايميلي جزو امور روزانه و مهم نبوده و براي مراجعه‌هاي بعدي نيز نيازي به آرشيو كردن آن نداريد، بايد آن را حذف كنيد. اگر در مورد حذف و يا عدم حذف يك نامه الكترونيكي شك داريد، آن را آرشيو كرده و تصميم‌گيري را به زمان‌هاي بعدي مرور آرشيو بسپاريد.
همچنين بخوانيد:
با امن ترين سرويس هاي ايميل رمزگذاري شده آشنا شويد
روشي ديگر حين در اختيار داشتن تنها يك مانيتور
اگرچه حين استفاده از اين تكنيك، سرعت عملكرد شما به اندازه زمان استفاده از دو مانيتور كنار يكديگر نخواهد بود، اما باز هم مي‌توان بر روي آن حساب كرد. همواره مي‌توانيد به جاي استفاده از دو دسكتاپ، از قابليت دسكتاپ‌هاي مجازي در يك سيستم استفاده كنيد. اين قابليت براي اولين بار، سال‌ها قبل در لينوكس معرفي شد و با معرفي ويندوز 10 در اختيار كاربران مايكروسافت نيز قرار گرفت.
با استفاده از دسكتاپ مجازي، چندين فضاي كاري براي خود ايجاد مي‌كنيد. در هر يك از دسكتاپ‌ها، چندين پنجره مربوط به يكديگر باز هستند. طبق آن‌چه بيل گيتس براي مديريت ايميل ها گفته، مي‌توان از يك دسكتاپ مجازي براي مشاهده صندوق ورودي و از يك دسكتاپ مجازي ديگر براي خواندن و پاسخ دادن به آن‌ها استفاده كرد. همچنين مي‌توان در دسكتاپ‌هاي ديگري چندين پنجره مرتبط با امور سرگرمي و موسيقي و يا مرورگرهاي مختلف را باز گذاشت. بايد به هر دسكتاپ مجازي به چشم يك سيستم كامپيوتري مستقل نگاه كنيد كه جابه‌جايي ميان آن‌ها به سادگي فشردن كليدهاي تركيبي Windows + Tab است.
مديريت ايميل
از نظر برخي كاربران، استفاده از دسكتاپ‌هاي مجازي، عملكرد را بيشتر از زمان استفاده از دو يا سه مانيتور افزايش مي‌دهد. پيشنهاد مي‌كنيم ابتدا از اين قابليت ويندوز 10 استفاده كرده و در صورت عدم رضايت از آن و عدم تغيير در سرعت مديريت ايميل ها، يك نمايشگر ديگر براي خود تهيه كنيد.
مديريت ايميل ها هميشه كار سخي نيست و با دنبال كردن روش بيل گيتس براي سر و سامان دادن به نامه هاي الكترونيكي مي‌توان خيلي راحت از شر هرزنامه ها و اسپم ها راحت شد.
اينترنت طي دهه‌هاي اخير دستخوش تغيير قرار گرفته و ديگر براي دسترسي به آن هيچ مشكلي وجود ندارد. هر جايي كه پاي بگذاريد يك شبكه واي فاي وجود دارد. همچنين از آنجايي كه وب سايت‌ها به صورت واكنش‌گرا طراحي مي‌شوند، از هر دستگاهي مي‌توانيد به اينترنت و وب پاي بگذاريد. همچنين توسعه‌دهندگان بيشتر بر روي سرويس‌هاي پردازش ابري تمركز كرده و به جاي توليد نرم افزار مبتني بر پلتفرم‌هاي مختلف، نرم افزارهاي تحت وب را توسعه مي‌دهند.
اما روش مديريت پيام الكترونيكي تغيير زيادي نكرده است. نحوه ارسال و مديريت ايميل ها تقريبا شبيه به همان چيزي است كه در سال 1971 و حين ارسال نخستين پيام هاي الكترونيكي انجام مي‌شد. تنها تفاوت اصلي ميان پيام هاي الكترونيكي امروز و حدود چهل سال قبل، گستره پيام‌هاي دريافت شده در هر روز است. آيا مي‌دانستيد در هر ثانيه چيزي حدود 2.4 ميليون ايميل در سراسر اينترنت ارسال مي‌شود؟
مديريت ايميل
با باز كردن صندوق پيام ايميل خود با حجم وسيعي از اطلاعيه‌ها، دعوت‌نامه‌ها، مكاتبات و درخواست‌ها و مخصوصا اسپم‌ها و هرزنامه‌ها مواجه مي‌شويد. براي مديريت اين حجم گسترده بايد به دنبال روشي كاربردي بگرديد. روشي كه بيل گيتس در سال 2006 براي مديريت ايميل ها استفاده مي‌كرد به قدري كاربردي است كه هنوز نيز مي‌توان از آن الهام گرفت.
مديريت ايميل به روش مرد بزرگ دنياي آي تي
بيل گيتس در آوريل سال 2006 يك مقاله براي CNN نوشت و در آن سبك كاري ديجيتال خود را تشريح كرد. وي نحوه مديريت بي‌شمار اعمال روزانه خود در زماني معقول و بانظمي خاص را توضيح داد. بيل گيتس براي انجام امور روزانه خود به صورت مرتب از ابزارهايي همچون SharePoint و OneNote استفاده مي‌كند، اما در اين مطلب تنها تمركز ما بر نحوه مديريت ايميل ها توسط وي است. روش وي شامل سه قسمت است:
مديريت ايميل
استفاده از دو مانيتور: بيل گيتس در ابتدا به اين موضوع مهم اشاره كرد كه در فضاي كاري خود سه مانيتور دارد، اما تنها دو مورد از آن‌ها براي مديريت ايميل ها استفاده مي‌شوند. مانيتور سمت چپ هميشه صندوق ورودي و ايميل هاي دريافت شده را نشان مي‌دهد. وي از مانيتور سمت راست براي خواندن و پاسخ‌دادن به ايميل ها استفاده مي‌كند.
فيلترها و ليست سفيد: چگونه بيل گيتس تنها با صدها ايميل دست و پنجه نرم مي‌كند؟ آيا فردي به اين برجستگي كه عنوان ثروتمندترين مرد جهان را نيز به دوش مي‌كشد، نبايد هر ساعت هزاران ايميل را در صندوق ورودي خود ببيند؟ وي صندوق ورودي ايميل خود را با ايجاد يك وايت ليست فيلتر كرده است تا مطمئن شود تنها از داخل كمپاني خود، شركت‌هاي همكار ديگر و مخصوصا از دستيارانش ايميل دريافت مي‌كند. هر چيزي ديگر پيش از آن كه حتي به ديد وي برسد حذف خواهد شد. از آنجايي كه ممكن است هر فردي بر روي زمين براي وي نامه الكترونيكي بفرستد، ايجاد ليست سياه پيشنهاد جالبي نيست، چرا كه او هر روز بايد هزاران نفر را به ليست سياه صندوق ورودي خود اضافه كند.
صندوق ورودي به عنوان ليست مديريت كارها: براي مديريت اعمال روزانه بهترين كار استفاده از اپليكيشن‌هاي مديريت امور يا همان (To-Do List) است، اما بيل گيتس مي‌گويد زياد از اين ابزارها استفاده نكرده و در عوض صندوق ورودي ايميل خود را به چشم ليست امور روزانه مي‌بيند. به همين دليل وي براي مديريت ايميل ها آن‌ها را علامت‌گذاري كرده و هر كدام را بسته به محتوا و اهميت آن در فولدري مخصوص قرار مي‌دهد. از نظر وي صحيح‌ترين شيوه مديريت ايميل ها اين است كه زمان خود را صرف پيام‌هايي با بيشتري ميزان اهميت كنيد.
مديريت ايميل
همچنين بخوانيد:
مراقب ايميل هاي حاوي لينك گوگل داكس آلوده به بدافزار باشيد
همانطور كه مي‌بينيد روش وي براي مديريت ايميل ها ساده اما خلاقانه است و خبري از سحر و جادو نيست. همچنين وي از سرويسي پولي استفاده نمي‌كند. اگر شما نيز در هر روز با حجم زيادي از نامه هاي الكترونيكي مواجه بوده و شديدا نيازي داريد تا راهي بهينه براي مديريت آن‌ها پيدا كنيد، مراحل گفته شده در بالا را به ترتيب زير انجام دهيد.
چيدن مانيتورهاي خود
هر كارمند اداري همچون يك مدير ارشد كه با حجم زيادي از امور مختلف در هر روز مواجه است، بايد حداقل دو مانيتور در محيط كاري خود داشته باشد. داشتن سه مانيتور مي‌تواند كاملا ايده‌آل باشد، اما ممكن است به دليل محدوديت فضا و مخصوصا بودجه نتوان اين تعداد نمايشگر را تهيه كرد. در هر صورت داشتن بيش از سه صفحه نمايش در محيط كار بي‌فايده بوده و حتي ممكن است با سردرگم كردن فرد، كارايي او را كاهش بدهد.
مديريت ايميل
براي مديريت ايميل ها و مابقي كارها در دنياي ديجيتال، حتي مي‌توان از يك دسكتاپ و لپ تاپ در كنار يكديگر استفاده كرد. اگر دو مانيتور در اختيار نداشته و در حال حاضر قادر به تهيه كردن يك نمايشگر اضافه نيستيد، در انتهاي مطلب روش جايگزين ديگري را عنوان خواهيم كرد.
چند روش براي قرار دادن دو مانيتور در كنار يكديگر وجود دارد. اگر هر دو مانيتور شما داراي يك اندازه هستند، بايد آن‌ها را پهلو به پهلو در كنار يكديگر قرار دهيد، به طوري كه با نگاه مستقيم، چشمانتان دقيقا به سطح برخورد لبه‌هاي دو نمايشگر بيفتد. همچنين اگر تجهيزات كافي در اختيار داريد، مي‌توانيد دو مانيتور را به جاي قرار دادن كنار يكديگر به صورت افقي، به صورت عمودي روي هم قرار داده و يكي را بالاي ديگري بگذاريد.
مديريت ايميل
اگر اندازه دو مانيتور يكسان نيست، مانيتور بزرگتر را به حالت عادي در جلوي چشمان خود قرار داده و نمايشگر كوچكتر را در يكي از دو طرف آن قرار دهيد. در اين حالت براي مديريت ايميل ها بايد از مانيتور كوچكتر استفاده كنيد.
يكي ديگر از روش‌هاي قرار دادن دو مانيتور كنار يكديگر، كه شديدا كارايي را افزايش مي‌دهد، استفاده از يك مانيتور عمودي در كنار يك مانيتور افقي است. اين كار در كنار افزايش سرعت، سبب اشغال فضاي كمتري از محيط كاري شما مي‌شود.
مديريت ايميل
فيلتر كردن ايميل ها
در تمامي سرويس‌هاي ايميلي مدرن، قابليت‌هايي به منظور غربالگري ايميل ها و ايجاد وايت ليست و بلك ليست ارائه مي‌شود. اگر سرويس ايميلي شما چنين قابليتي ندارد، بايد هر چه زودتر به فكر تغيير سرويس باشيد، چون روزانه وقت زيادي از شما تنها به خاطر خواندن ايميل هاي نامربوط تلف مي‌شود. نحوه انجام اين كار در هر سرويس متفاوت است. در بيشتر سرويس‌ها مي‌توان بر روي يك ايميل رفته و بعد از كليك راست كردن بر روي آن، ارسال‌كننده را به عنوان اسپمر معرفي كرد. از اين پس تمامي ايميل هاي ارسال شده از اين آدرس، به صورت خودكار به بخش هرزنامه‌ها انتقال داده خواهند شد. اما در حالت كلي بايد چه فيلترهايي ايجاد كرد؟
مشخص كردن هرزنامه‌ها: در هر زماني كه يك ايميل نامربوط دريافت كرديد، سريعا آن را به عنوان اسپم معرفي كنيد. با اين كار سيستم بهتر مي‌تواند در مديريت ايميل ها و غربالگري آن‌ها به شما كمك كند. در سرويس‌هايي مثل Postbox تنها كافي است يك نامه الكترونيكي را به عنوان زباله (Junk) معرفي كنيد تا سرويس بهتر بتواند اسپمرها را شناسايي كند.
مديريت ايميل
افزوده مخاطبان به ليست سفيد: مزيت ايجاد وايت ليست حين مديريت ايميل ها اين است كه از انتقال تصادفي ايميل هاي دريافت شده از مخاطبين درون اين ليست به پوشه اسپم جلوگيري مي‌شود. از آنجايي كه سرويس‌هاي ايميلي در برخورد با هرزنامه‌ها بسيار سرسختانه عمل مي‌كنند، احتمال اسپم فرض كردن يك ايميل واقعي و مهم وجود دارد، پس هرگز ساخت ليست سفيد را پشت گوش نيندازيد.
مرتب‌سازي خودكار ايميل ها با پوشه‌بندي: همانند سيستم كامپيوتري خود، حساب كاربري ايميل را نيز بايد پوشه‌بندي كنيد. به عنوان نمونه ايميل هاي كاري دريافت شده بايد به فولدر Work و ايميل هاي دريافت شده از فروشگاه‌هاي اينترنتي بايد به صورت خودكار به پوشه Promotion انتقال پيدا كنند.
استفاده از ايميل ها به عنوان ليست امور روزانه
برخلاف آن چيزي كه به نظر مي‌رسد، تكنيك داشتن يك صندوق ورودي خالي كاربردي نبوده و مشكل دست و پنجه نرم كردن با كوله‌باري از ايميل ها در هر روز را حل نمي‌كند. از طرفي بيل گيتس تنها كسي نيست كه ايده استفاده از ايميل ها به عنوان ليست امور روزانه را ارائه كرده است و افراد بزرگ ديگري در دنياي آي تي نيز چنين پيشنهادي داشته‌اند.
مديريت ايميل
فرض بر اين است كه مديريت ايميل ها را به نحو احسن انجام داده و اكنون هر ايميل دريافت شده به صورت خودكار به فولدر مربوط به آن منتقل مي‌شود. اكنون بايد به سراغ ايميل ها رفته و آن‌ها را علامت‌گذاري، آرشيو و يا حذف كنيد.
علامت‌گذاري : در سرويس‌هايي مثل جيميل و ياهو مي‌توان به هر ايميل يك ستاره اختصاص داد و يا اصطلاحا آن را Star كرد. در پست باكس بايد از گزينه Mark As Reminder براي علامت‌گذاري استفاده كنيد. با انجام اين كار ايميل هاي علامت‌گذاري شده به شكلي خاص در مي‌آيند. اكنون مي‌دانيد ايميل هاي ستاره‌دار شده، مهمترين كارهايي هستند كه امروز بايد انجام بدهيد.
آرشيو كردن : احتمالا ايميل هاي علامت‌گذاري شده را براي مراجعه‌هاي بعدي و همچنين جلوگيري از حذف آن‌ها در صندوق ورودي نگه مي‌داريد. اين كار دقيقا در جهت عكس روش‌هاي ذكر شده براي مديريت ايميل ها بوده و سبب شلوغ شدن صندوق ورودي مي‌شود. با آرشيو كردن ايميل ها، در كنار مرتب نگه داشتن صندوق ورودي براي دريافت ايميل هاي جديد، ايميل هاي مهم قديمي را نيز در جايي مطمئن ذخيره مي‌كنيد.
مديريت ايميل
حذف كردن : اگر ايميلي جزو امور روزانه و مهم نبوده و براي مراجعه‌هاي بعدي نيز نيازي به آرشيو كردن آن نداريد، بايد آن را حذف كنيد. اگر در مورد حذف و يا عدم حذف يك نامه الكترونيكي شك داريد، آن را آرشيو كرده و تصميم‌گيري را به زمان‌هاي بعدي مرور آرشيو بسپاريد.
همچنين بخوانيد:
با امن ترين سرويس هاي ايميل رمزگذاري شده آشنا شويد
روشي ديگر حين در اختيار داشتن تنها يك مانيتور
اگرچه حين استفاده از اين تكنيك، سرعت عملكرد شما به اندازه زمان استفاده از دو مانيتور كنار يكديگر نخواهد بود، اما باز هم مي‌توان بر روي آن حساب كرد. همواره مي‌توانيد به جاي استفاده از دو دسكتاپ، از قابليت دسكتاپ‌هاي مجازي در يك سيستم استفاده كنيد. اين قابليت براي اولين بار، سال‌ها قبل در لينوكس معرفي شد و با معرفي ويندوز 10 در اختيار كاربران مايكروسافت نيز قرار گرفت.
با استفاده از دسكتاپ مجازي، چندين فضاي كاري براي خود ايجاد مي‌كنيد. در هر يك از دسكتاپ‌ها، چندين پنجره مربوط به يكديگر باز هستند. طبق آن‌چه بيل گيتس براي مديريت ايميل ها گفته، مي‌توان از يك دسكتاپ مجازي براي مشاهده صندوق ورودي و از يك دسكتاپ مجازي ديگر براي خواندن و پاسخ دادن به آن‌ها استفاده كرد. همچنين مي‌توان در دسكتاپ‌هاي ديگري چندين پنجره مرتبط با امور سرگرمي و موسيقي و يا مرورگرهاي مختلف را باز گذاشت. بايد به هر دسكتاپ مجازي به چشم يك سيستم كامپيوتري مستقل نگاه كنيد كه جابه‌جايي ميان آن‌ها به سادگي فشردن كليدهاي تركيبي Windows + Tab است.
مديريت ايميل
از نظر برخي كاربران، استفاده از دسكتاپ‌هاي مجازي، عملكرد را بيشتر از زمان استفاده از دو يا سه مانيتور افزايش مي‌دهد. پيشنهاد مي‌كنيم ابتدا از اين قابليت ويندوز 10 استفاده كرده و در صورت عدم رضايت از آن و عدم تغيير در سرعت مديريت ايميل ها، يك نمايشگر ديگر براي خود تهيه كنيد.
برنامه پيدا كردن تمام آيپي هاي فعال درون شبكه